HRMIS

PENDAHULUAN

1. Kerajaan komited untuk mempertingkatkan keberkesanan dan kecekapan Pengurusan Sumber Manusia (PSM) menggunakan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) terkini melalui pembangunan Aplikasi Perdana Kerajaan Elektronik. Selaras dengan usaha ini, Projek Sistem Maklumat PSM atau Human Resource Management Information System (HRMIS) telah dilaksanakan sebagai salah satu daripada projek perintis di bawah aplikasi Kerajaan Elektronik tersebut.

2. Pelaksanaan Projek HRMIS meliputi dua Fasa iaitu Fasa 1 melibatkan

pembangunan dan pelaksanaan aplikasi HRMIS di 10 agensi perintis. Manakala Fasa 2 adalah peluasan pelaksanaan HRMIS ke seluruh agensi sektor awam. Projek HRMIS bermula pada 12 April 1999 dengan kajian penambahbaikan proses sumber manusia dan diikuti dengan pembangunan aplikasi HRMIS. Pelaksanaan Fasa 1 tamat pada 30 September 2004 dan kini aplikasi HRMIS sedia untuk diperluaskan pelaksanaannya ke seluruh agensi sektor awam.

OBJEKTIF HRMIS

3. Objektif HRMIS adalah untuk:

(a) membolehkan perancangan tenaga kerja dan penentuan saiz

perkhidmatan awam yang berkesan melalui maklumat PSM yang lebih lengkap;

(b) mengautomasikan proses-proses operasi PSM;

(c) membangunkan maklumat sumber manusia yang bersepadu dan

kemaskini untuk tujuan perancangan sumber manusia yang berkesan;

(d) memudahkan komunikasi dan integrasi secara horizontal,

penyelarasan proses-proses sumber manusia dan capaian melalui single window;

(e) menyumbang ke arah pewujudan persekitaran paper-less; dan

(f) menyediakan satu sistem maklumat sumber manusia yang terbuka

dan fleksibel serta kemaskini bagi memenuhi keperluan pengurusan di pelbagai peringkat agensi.

CIRI-CIRI HRMIS

Aplikasi HRMIS telah dibangunkan dengan ciri-ciri utama berikut:

(a) Dipacu Oleh Proses (Process Driven)

PSM sektor awam adalah dipacu melalui proses yang dibina dalam aplikasi HRMIS. Ini bermakna pengemaskinian data dalam pangkalan data HRMIS adalah dilakukan secara langsung melalui transaksi proses yang dijalankan.

(b) Perhubungan Di Antara Tiga Komponen Data

Penggunaan data dalam HRMIS adalah berasaskan tiga komponen data iaitu data peribadi, data perjawatan dan data transaksi. Setiap proses PSM menggunakan data perjawatan dan data peribadi sebagai teras bagi melaksanakan sesuatu transaksi. Seterusnya pengemaskinian pangkalan data dilakukan berdasarkan transaksi berkenaan.

(c) Kemudahan Layan Diri

Melalui kemudahan layan diri yang disediakan, pegawai dapat melaksanakan, antara lain, perkara-perkara berikut:-

(i) mengemaskini rekod peribadi;

(ii) memohon dan menyemak cuti rehat;

(iii) mengemukakan tuntutan;

(iv) memantau prestasi kerja;

(v) memohon kursus yang bersesuaian;

(vi) membuat penilaian kompetensi;

(vii) memohon pertukaran; dan (viii) memohon kaunseling.

(d) Berasaskan Web

HRMIS telah dibangunkan berasaskan web (web-based) dan boleh dicapai melalui internet. Walau bagaimanapun, berdasarkan polisi keselamatan kerajaan semua aplikasi di bawah Projek Kerajaan Elektronik perlu menggunakan rangkaian EG*Net.

(e) Integrasi Antara Fungsi-Fungsi Sumber Manusia

Fungsi-fungsi PSM telah diintegrasikan bagi memanfaatkan konsep “single entry, mutilple users” supaya data/maklumat daripada sesuatu modul boleh diguna oleh modul-modul lain.

(f) Perkongsian Ilmu

Dasar PSM dan pekeliling/peraturan yang disimpan dalam Modul Penerbitan Web dan Modul Pangkalan Ilmu dapat dikongsi di kalangan pengguna bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran mengenai dasar PSM serta perkembangan semasa.

(g) Dasar/Peraturan Sumber Manusia Dimasukkan Dalam Sistem

Dasar dan peraturan PSM (business rules) telah dibina dalam aplikasi HRMIS. Kebaikannya adalah seperti berikut:-

(i) verifikasi proses dilakukan pada point of entry;

(ii) semakan kelayakan pegawai dilakukan secara automatik;

dan

(iii) semakan yang berulang oleh pengurus/pentadbir sumber

manusia dikurangkan.

(h) Keselamatan dan Aliran Kerja (Workflow)

Rekabentuk aplikasi dan senibina teknikal HRMIS telah menjamin integriti makumat dan keselamatan capaian di mana sebarang tambahan, pindaan atau pemansuhan data tidak dapat dilakukan tanpa kebenaran pihak yang bertanggungjawab. Di samping itu proses-proses PSM dipermudahkan melalui penetapan aliran kerja mengikut peranan dan tanggungjawab pegawai berkenaan.