Bahagian Khidmat Pengurusan

VISI

Peneraju kecemerlangan tadbir urus yang berkualiti dan berinovasi bagi Kementerian Pelajaran Malaysia.

MISI

Menyediakan khidmat pengurusan yang berkualiti dan menggalakkan pembudayaan inovasi di Kementerian Pelajaran Malaysia.

PIAGAM PELANGGAN

KAMI WARGA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DENGAN PENUH TEKAD DAN ILTIZAM BERJANJI AKAN :

* Menerima aduan kerosakan mekanikal , elektrikal , kerja kejuruteraan awam dan housekeeping di Kompleks Kementerian Pelajaran sekaligus bertanggungjawab memastikan kontraktor yang telah dilantik menyelenggara dan membaiki kerosakan tersebut dalam tempoh masa tidak melebihi tujuh (7) hari.

* Menguruskan permohonan perlanjutan kemudahan utility (lampu dan hawa dingin) di Kompleks Kerajaan Blok E2, E11, E8, E9, E12, E13, E14 dan E15 selaras dengan kehendak Bahagian-Bahagian Kementerian Pelajaran Malaysia, sebelum jam 5.00 petang pada setiap hari bekerja biasa dan sebelum jam 1.00 petang pada hari cuti.

* Menguruskan permohonan kad akses dengan Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia bagi semua Anggota yang berkhidmat di Kementerian Pelajaran Malaysia dalam tempoh masa tiga puluh hari (30) hari berkerja, setelah menerima butiran lengkap dari pemohon.

* Mengurus dan menyelaras kemudahan penggunaan Dewan Serbaguna, bilik-bilik mesyuarat, bilik perbincangan dan bilik sidang media juga bilik perbincangan dan bilik jamuan dalam tempoh masa dua puluh empat (24) jam dari masa ia mula diterima.

* Memproses permohonan ruang pejabat baru / perlanjutan dan dikemukakan kepada agensi pusat dalam tempoh masa tiga puluh (30) hari dan memaklumkan kelulusan daripada Bahagian Perkhidmatan Harta kepada pemohon dalam tempoh masa 2 hari.

* Memproses permohonan ke luar Negara persendirian yang diterima dari Bahagian / Jabatan dan mengeluarkan surat kelulusan kepada calon dalam tempoh empat belas (14) hari berkerja dan tarikh permohonan diterima dengan lengkap.

* Melaksanakan penilaian Sistem Star Rating KPM di semua Bahagian/ Jabatan sekali setahun bagi memastikan pengiktirafan tidak kurang 4 bintang.

* Menganjurkan Konvensyen Kreativiti dan Inovasi (KIK), Anugerah Inovasi dan Hari Inovasi Peringkat KPM sekali setahun.

* Menganjurkan bengkel program kesedaran kualiti dan inovasi seperti MS ISO, KIK, 5S dan audit ISO sebanyak empat kali setahun.

OBJEKTIF

Mencapai pengurusan tadbir urus dengan penarafan (5) lima bintang di bawah Sistem Star Rating Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).

Mencapai pengurusan tadbir urus dengan penarafan (5) lima bintang di bawah Sistem Star Rating Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).

Mengurus dan memproses permohonan ke luar negara secara persendirian mengikut prosedur dan norma yang ditetapkan oleh KPM dengan cekap dan teratur.

Meningkatkan tahap pengetahuan dan kefahaman Keselamatan Perlindungan yang berkualiti, telus dan beretika selaras dengan kehendak KPM.

Mengawalselia hal ehwal pengurusan penyelenggaraan bangunan KPM di Kompleks E, Putrajaya dengan cekap, fleksibel dan terurus.

Menguruskan pengurusan ruang pejabat yang kompeten dan berkesan selaras dengan keperluan-keperluan semasa Bahagian-bahagian di KPM.

Mengamalkan sistem pengurusan yang berkualiti berdasarkan kepada pemakaian Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam untuk meningkatkan penghayatan dan pembudayaan kualiti di kalangan warga KPM.

Mengurus dan menyelaras program-program pembudayaan inovasi bagi meningkat dan memupuk kesedaran pembudayaan inovasi di kalangan warga KPM.

Menyelaras pelaksanaan pengurusan sistem dokumen/fail KPM.

Menyelaras, mengumpul dan menjilid Pekeliling dan Surat Pekeliling yang telah dikeluarkan oleh KPM dan Agensi Pusat lain.

FUNGSI

PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN

Pengurusan Hal Ehwal Pentadbiran bagi Pejabat Anggota Pentadbiran, Pengurusan Tertinggi, Bahagian Khidmat Pengurusan dan Unit Pengurusan Sumber Manusia.Menguruskan hal ehwal pentadbiran, perkhidmatan dan perjawatan kepada Ibu pejabat Kementerian (Anggota Pentadbiran dan Pengurusan Tertinggi ) dan Bahagian.Menyelaras serta memberi perkhidmatan berkaitan dan hal-hal berkaitan dengan pentadbiran am seperti permohonan lawatan persendirian ke luar negara dan insurans perlindungan diri.

KEWANGAN

Merancang, menyelaras dan menyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) Tahun 2010-2011, kawalan peruntukan Dasar Sedia Ada (DSA) ABM Tahun 2009, Dasar One-Off Luar Negara dan One-Off Harta Modal Yang Lain Tahun 2009 serta laporan prestasi perbelanjaan dan kawalan peruntukan melalui sistem e-FISU.

Merancang dan melaksanakan pengurusan akaun Bahagian – Bagi Bahagian Pusat Tanggungjawab (PTJ) 140201 melalui sistem vot berkomputer (eSPKB).

Mengurus dan mengakaunkan terimaan dan hasil serta menyediakan Penyata Pemungut di peringkat Bahagian.

Menyelaras dan menguruskan bayaran balik pinjaman komputer dan kenderaan pegawai / kakitangan di peringkat Bahagian.

Menyelaras, menyedia dan mengemukakan jawapan / maklumbalas pertanyaan / teguran Jabatan Audit Negara / Bahagian Audit Dalam / naziran serta laporan secara berkala kepada Bahagian Kewangan , Audit Dalam dan Bahagian Akaun mengikut tempoh yang telah ditetapkan.

Mengurus setiakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Bahagian setiap suku tahun dan menghantar laporan prestasi perbelanjaan / minit mesyuarat ke Bahagian Kewangan.

Merancang dan menguruskan stor dan aset alih kerajaan Bahagian; dan menjalankan pemantauan pengubahsuain ruang pejabat Jabatan/Bahagian KPM di Kompleks E.

PENGURUSAN KUALITI

Pengurusan Kualiti di Kementerian Pelajaran Malaysia.

Pengurusan Penarafan Sistem Star Rating.

Pengurusan Penyelarasan Piagam Pelanggan Kementerian Pelajaran Malaysia.

Pengurusan Majlis Hari Inovasi Kementerian Pelajaran Malaysia.

Menyelaras pelaksanaan pemakaian Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam untuk meningkatkan penghayatan dan pembudayaan kualiti di kalangan warga Kementerian.

PENGURUSAN INOVASI

Pengurusan Program Pembudayaan Inovasi.

Pengurusan Pelaksanaan Program Kesedaran Inovasi.

Pengurusan Program Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK).

PENGURUSAN REKOD

Mengenalpasti dan menyediakan skema sistem penyelarasan fail kementerian mengikut klasifikasi Arkib Negara.

Mengurus penstoran dokumen Kementerian.

Menyelaras draf Pekeliling yang dikeluarkan oleh setiap bahagian untuk mendapatkan pengesahan daripada pengurusan tertinggi.

Meminda dan menyemak status Surat Pekeliling yang dikeluarkan oleh Bahagian/Jabatan yang terdahulu.

Mengumpul dan menjilid Pekeliling dan Surat Pekeliling yang telah dikeluarkan oleh KPM dan Agensi Pusat.

Urusetia mesyuarat,mengumpul maklumbalas bagi mesyuarat:

a) Mesyuarat Susulan Jemaah Menteri

b) Mesyuarat Pengurusan Kementerian

c) Mesyuarat Ketua-Ketua Jabatan

d) Lain-Lain Mesyuarat Peringkat Kementerian

KESELAMATAN DAN PENYELENGGARAAN

Merancang, dan menguruskan urusan-urusan pemantauan terhadap kerja-kerja penyelenggaraan dan operasi oleh syarikat perkhidmatan penyelenggaraan sivil, mekanikal dan elektrikal di Kompleks E.

Mengurusetiakan Mesyuarat Penyelarasan Perkhidmatan Penyelenggaraan dan Keselamatan Bangunan Kementerian Pelajaran Malaysia Kompleks E.

Merancang, menyelaras dan menguruskan Sistem Aduan Berpusat Perkhidmatan Penyelenggaraan Bangunan Kompleks E.

Merancang dan melaksanakan pemantauan syarikat keselamatan yang di lantik menjalankan perkhidmatan kawalan keselamatan diberikan seperti terkandung di dalam kontrak, sepanjang tempoh kontrak termasuk pada hari bekerja, hari cuti am dan hari cuti hujung minggu.

Memproses dan meluluskan permohonan Kad Pengenalan Kementerian pegawai dan kakitangan Kementerian Pelajaran Malaysia.

KEURUSETIAAN DAN KEMUDAHAN

Merancang, menyelaras, mengurusetia dan melaksanakan majlis-majlis rasmi Kementerian Pelajaran Malaysia.

Menyelaras dan membantu urusan protokol majlis-majlis rasmi Kementerian yang dianjurkan oleh Bahagian lain.

Merancang, menyelaras, menerima tempahan penggunaan kemudahan-kemudahan, memantau dan menyelia penggunaan serta mengenalpasti keperluan peralatan, kebersihan dan sebagainya dari masa ke semasa.

Merancang, menyelaras, membantu dan melaksanakan Perhimpunan Bulanan Kementerian yang dikelolakan oleh urus setia yang dilantik pada setiap bulan.

Menyelaras dan memberi perkhidmatan bantuan teknikal kepada majlis-majlis rasmi Kementerian.

Menyelaras dan menyediakan maklumbalas mesyuarat-mesyuarat.

Struktur Organisasi

CAWANGAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

Unit Pengurusan Pentadbiran & Perkhidmatan

Unit Pengurusan Kewangan

CAWANGAN KUALITI PENGURUSAN

Unit Pengurusan Kualiti

Unit Pengurusan Inovasi

Unit Pengurusan Rekod

CAWANGAN PENGURUSAN BANGUNAN

Unit Pengurusan Ruang Pejabat

Unit Pengurusan Penyelenggaraan

Unit Pengurusan Keselamatan

Unit Pengurusan Kemudahan & Protokol

Untuk maklumat lanjut sila layari laman web Bahagian Khidmat Pengurusan