Amalan Persekitaran Berkualiti 5S

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian

1. TUJUAN

Panduan ini dihasilkan untuk membantu  seluruh warga BPSH mewujudkan persekitaran kerja yang cemerlang dan berkualiti melalui pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti 5S.

2. PENGENALAN

Sehingga hari ini, pelbagai usaha telah dilakukan untuk mempertingkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan seperti Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001, Piagam Pelanggan, Kumpulan Inovatif dan Kreatif dan sebagainya.  Seiring dengan usaha-usaha ke arah transformasi perkhidmatan awam,  pemantapan pengurusan persekitaran tempat kerja kearah meningkatkan imej dan profesionalisme organisasi perlu dilaksanakan.

Pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih seragam dan sistematik berdasarkan Pelaksanaan Amalan 5S merupakan satu pendekatan yang diterima dan dipraktikkan secara universal.  Pelaksanaan Amalan 5S dapat membantu BPSH merancang dan melaksanakan usaha-usaha  menghasilkan persekitaran tempat kerja yang kondusif bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

3. OBJEKTIF PELAKSANAAN AMALAN 5S

• Mewujudkan tempat kerja yang bersih, kemas dan sistematik untuk keselesaan warga BPSH
• Meningkatkan kerjasama antara warga BPSH dalam melaksanakan tugasan harian
• Mewujudkan disiplin yang tinggi dan berhemah dalam kalangan warga BPSH
• Memastikan keselamatan di tempat kerja untuk setiap warga BPSH
• Meningkatkan mutu perkhidmatan kerja melalui penerapan budaya kaizen

4. POLISI AMALAN 5S

Memastikan amalan 5S dilaksanakan secara berterusan melalui budaya kerja sepasukan dan berdisiplin dengan mengutamakan kebersihan, kekemasan, keselesaan dan keselamatan di tempat kerja.

5. LOGO  5S

6. SLOGAN 5S

“5S Pemangkin Budaya Kerja Berkualiti”

7. FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN 5S

Antara faedah pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti 5S adalah seperti berikut:

a. Peningkatan Produktiviti

Pelaksanaan 5S membantu meningkatkan produktiviti di mana dokumen/ bahan dapat dikesan dengan mudah dan cepat.  Apabila masa untuk mengesan dokumen/ bahan dapat dikurangkan, bilangan dokumen/ bahan yang diproses dapat dipertingkatkan.  Hasilnya lebih banyak tugasan dan urusan dapat dilakukan dalam masa yang sama.

b. Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan

Dalam pelaksanaan 5S, semua peralatan/ mesin perlu diselenggara dengan baik, diletakkan di tempat yang ditetapkan dan sentiasa memastikan ia bersih daripada habuk dan kekotoran.  Justeru itu, kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan.  Peralatan/ mesin yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap keselamatan pekerja.

c. Peningkatan Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Pelaksanaan 5S memastikan urusan di tempat kerja dapat dilaksanakan dengan lebih terurus, mudah, pantas dan selamat.  Pelanggan akan merasa puas hati apabila diberi layanan yang mesra, cepat dan dapat serta menyelesaikan urusan dengan lancar.  Perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan luar khasnya melalui kaunter juga akan disampaikan dengan lebih cekap dan berkesan.  Setiap pelanggan yang datang berurusan akan merasa gembira dengan perkhidmatan yang diterima.

d. Suasana Tempat Kerja

Pelaksanaan 5S akan dapat mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat.  Amalan 5S mengharuskan organisasi menyusun dokumen dan peralatan dengan kemas dan tersusun.  Selain itu, ruang tempat kerja dapat digunakan secara optimum dan memperlihatkan imej korporat.  Ini dapat meningkatkan imej organisasi di mata pelanggan.

e. Penjimatan Kos

Pelaksanaan 5S menitikberatkan kaedah penyusunan barangan mengikut kriteria tertentu.  Bagi barangan yang mempunyai tarikh luput, ia disusun mengikut kaedah “Masuk Dahulu, Keluar Dahulu”.  Kaedah ini akan memudahkan pekerja mengenalpasti dan menggunakan barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi mengelakkan pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh.

f. Peningkatan Kreativiti dan Inovasi

Aktiviti menyusun barangan/ bahan yang digunakan di pejabat akan menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja.  Cara menyusun secara kemas, teratur dan mudah diambil dengan cepat apabila diperlukan akan menggalakkan pekerja berfikir secara kreatif bagi menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara inovatif.

g. Peningkatan Tahap Keselamatan

Pelaksanaan 5S akan meningkatkan tahap keselamatan persekitaran pejabat dan keselamatan dokumen/bahan.  Penyusunan dokumen/bahan ditempatnya dengan teratur dan berlabel dapat mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.

h. Peningkatan Semangat Kerja Sepasukan

Pelaksanaan 5S akan mewujudkan semangat bekerjasama sepasukan dalam kalangan pekerja.  Pelaksanaan ini hanya akan berjaya dengan penglibatan semua warga organisasi dalam melaksanakan setiap aktiviti secara berterusan.  Ia akan mewujudkan satu budaya kerja sepasukan yang mantap dalam organisasi

8. KONSEP 5S

5S merujuk kepada singkatan perkataan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.  Melalui amalan ini, tempat kerja menjadi lebih teratur, tersusun dan selesa sepanjang masa.  Ini akan menjadikan pekerja lebih produktif dan cekap dalam menyumbang kepada kecemerlangan organisasi.