Pelaksanaan MS ISO 9001:2008

BPSH, JPN, PPW dan PPD

PENGENALAN

ARAHAN KERAJAAN

1. PKPA Bil 1/92: Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Bagi Perkhidmatan Awam

2. PKPA Bil 2/96: Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam

3. PKPA Bil 1/2002: Garis Panduan Semakan Semula Prosedur dan Proses Kerja Di Agensi Kerajaan

PETIKAN KANDUNGAN PKPA BIL 2/96

MATLAMAT MELAKSANAKAN ISO 9000  DI AGENSI KERAJAAN (para 5 ms: 1)

1. Memenuhi kehendak pelanggan sebelum pelanggan bersedia mendapatkan perkhidmatan yang diberikan oleh agensi

2. MS ISO 9000 dijadikan blueprint bagi usaha penambahbaikan dan peningkatan sistem kualiti bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi

PRINSIP DAN CIRI –CIRI  ISO 9000  DI AGENSI KERAJAAN (para 7 ms: 2)

1. Pencegahan dan bukan mengatasi masalah.

2. Kajian semula berterusan ke atas proses-proses yang kritikal dan membuat tindakan pembetulan.

3. Mewujudkan cara bekerja konsisten dan menepati prinsip betul pertama kali dan setiap kali.

4. Semua kerja berasaskan dasar dan prosedur yang didokumenkan.

5. Mementingkan penyimpanan rekod kualiti sebagai bukti tindakan-tindakan yang telah dilaksanakan.

LATARBELAKANG ISO

ISO : Nickname INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (IOS)

ISO = ISOS (Bahasa Yunani) bermaksud consistant / berkekalan

LATARBELAKANG ISO

· Pertubuhan bukan kerajaan ibupejabat di Geneva Switzerland

· Ditubuh pada 28 Februari 1947

· Keahlian 150 negara – setiap negara diwakili oleh badan persijilan

· Mempunyai lebih dari 180 Technical Committee meliputi banyak sektor industri dan produk

· Committee bermesyuarat setiap lima tahun untuk mewujud dan menyemak standard

SIRI ISO

ISO 9000 - Istilah dan Perbendaharaan Kata

ISO 9001 - Keperluan Standard

ISO 9004 - Garis Panduan Pelaksanaan

ISO 19011 – Garis Panduan Audit

MS ISO 9001 : 2008

MS   =  Malaysia Standard

ISO  =  International Organization for

Standardization

9001 = Keperluan Standard

2008 = Versi keluaran

DOKUMEN KUALITI

MANUAL KUALITI

1.  Dokumen Keperluan Standard, ditetapkan oleh JK Teknikal ISO

2.  Bersifat “generic”, boleh digunakan oleh semua organisasi

3.  Mempunyai 8 Seksyen/Klausa:

3.1. Pengenalan Kepada Manual Kualiti

3.2. Maklumat Organisasi

3.3. Sistem Pengurusan Kualiti

3.4. Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti

3.5. Tanggungjawab Pengurusan

3.6. Pengurusan Sumber

3.7. Proses Penyampaian Perkhidmatan

3.8. Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan

PROSEDUR  KUALITI (PK)

1. Dokumen menepati keperluan standard (8 Seksyen) Manual Kualiti melalui pembinaan Prosedur dan Proses Kerja

2. Dibina oleh organisasi mengikut perkhidmatan utama mempunyai hubung kait dengan Manual Kualiti

3. Bilangan dan saiz dokumen bergantung kepada saiz organisasi / skop

DOKUMEN SOKONGAN

1. Akta/Undang-Undang

2. Pekeliling: PKPA, Surat Pekeliling KPA, SPA, Perbendaharaan dan lain-lain

3. Bahan Cetakan Organisasi (Bahan Dalaman): Buku Panduan

REKOD KUALITI

Bukti Pematuhan

STATUS DOKUMEN KUALITI

MANUAL KUALITI     : Mandatori

PROSEDUR KUALITI            :

Mandatori        : 6 Prosedur (Prosedur Sistem)

1. Kawalan Dokumen

2. Kawalan Rekod

3. Audit Dalam

4. Tindakan Pembetulan

5. Tindakan Pencegahan

6. Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur

KEPENTINGAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI(SPK)

1. PROSES KERJA MENYELURUH (PDCA) DAN  BERSISTEMATIK

a.  PDCA :

Plan :  Rancang

Do :  Laksana

Check :  Pantau

Action :  Penambahbaikan.

b. Bersistematik :

Manual dan Prosedur

2.   PANDUAN BERTARAF DUNIA

· Keperluan Standard SPK dalam Manual Kualiti.

· Generic

· Standard Antarabangsa

· Semua Organisasi

3. PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN (CONTINUAL IMPROVEMENT)

a.  Kualiti sentiasa berubah

b.  Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

c.  Analisis Data

d.  Kajian Semula Pengurusan

e.  Audit Dalam

4.  INOVATIF DAN KREATIF

a.  Pernyataan keperluan standard yang generic (umum)

b.  Kehendak Perubahan:

- mencipta sistem kerja terbaik

- mempermudah dan memperjelaskan sistem kerja

5. MEMUPUK KEPIMPINAN

a. Siapa pemimpin?

b. Penetapan Dasar dan Objektif Kerja

- output/ outcome

- Key Performance Index (KPI)

6. KERJA BERPASUKAN

a.  Rantaian aliran kerja

b.  Kajian Semula

c.  Kumpulan Meningkatkan Kualiti Mutu Kerja (KMK)

Sistem Pengurusan Kualiti dalam proses 15 prosedur seperti berikut;

i.          PK01 – Pengurusan Penempatan Guru

ii.          PK02 – Pengurusan Pertukaran Guru

iii.         PK03 – Pengurusan Pemantauan

iv.        PK04 – Pengurusan Aduan

v.         PK05 – Pengurusan Maklum Balas Pelanggan

vi.        PK06 – Pengurusan Latihan Personel

vii.        PK07 – Pengurusan Perolehan

viii.       PK08 – Pengurusan Penyelenggaraan

ix.        PK09 – Pengurusan Audit Dalam

x.         PK10 -  Kawalan Dokumen

xi.        PK11 – Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

xii.        PK12 – Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur

xiii.       PK13 – Pengurusan Rekod Kualiti

xiv.      PK14 – Pengurusan Aset Alih Kerajaan

xv.       PK15 – Pengurusan Mesyuarat

Dasar Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) :-

`Say what you do’ - dokumenkan prosedur ;

`Do what you say’ - melaksanakan aktiviti kerja ;

`Record what is done’ - senggara rekod aktiviti ;

`Improve, based on results’ - semakan untuk penambahbaikan.